Un sistema de información es un conjunto de componentes que operan sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de una empresa, permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información necesaria para la operación. También apoya las actividades de dirección y control a la hora de tomar decisiones para el desempeño de las funciones del negocio de acuerdo con la estrategia de la empresa.

Beneficios de un sistema de información

 

Para una empresa es tan importante un sistema de información que además de llevar un seguimiento adecuado de todas las actividades de la operación  que en este se registren, debe llevar un buen funcionamiento de todos los procesos, por lo que genera buenos beneficios tanto para la organización como para sus usuarios y clientes.

 

Dentro de los beneficios que nos pueden brindar un sistema de información encontramos:

 

  1. Un acceso rápido y en tiempo real a determinada información y por ende mejora en tiempos de respuesta.
  2. Generar información e indicadores  los cuales permiten analizar, comparar y estudiar los resultados para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.
  3. Evita la pérdida de tiempo en la recopilación de la información ya que al realizarla de forma manual se corre el riesgo de no obtener la correcta.
  4. Aumenta el interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y procesamiento de la información.
  5. Resultados efectivos a la hora de integrar y comunicar procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo.

 

El resultado que se obtenga debe consistir en:

 

  • Procedimientos orientados hacia el manejo óptimo de la información.
  • Sistemas flexibles, escalables y sujetos a cambios.
  • Datos confiables y sistemas con respuestas óptimas en tiempo que realmente ayuden a la gerencia a ejercer productivamente las funciones involucradas.

De los beneficios listados anteriormente que provee la implementación de los sistemas de información, se le deben agregar los beneficios inherentes a los conceptos de productividad gerencial.

Uno de los logros más importantes en el uso del sistema de información para empresas, es el hecho de crear la plataforma necesaria para agilizar el proceso gerencial y así incrementar los niveles de productividad.

Por el contrario, en este proceso reside el problema de vencer el miedo al cambio, por parte del personal de la empresa así como de la alta gerencia. Sin embargo, el éxito de aquellos que también introduzcan en esta idea, llevará a los demás a tratar de recorrer el mismo camino, que desde ya permite visualizar un mundo de posibilidades para el éxito de la empresa.

Para concluir, la tecnología para el manejo de la información desempeña un papel importante no solamente como herramienta de implementación de partes de los sistemas de información, sino por las oportunidades que por sí misma abre a las empresas brindando una ventaja competitiva a aquella que ha sabido identificar correctamente los problemas y las oportunidades asociadas a su información y a su proceso de toma de decisiones.

El aprovechar este potencial corresponderá al hecho de tener el poder sobre los datos de la organización y así incidir sobre ellos en la gestión oportuna de la información y el conocimiento organizacional para la toma de decisiones institucionales.

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